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子供会のクリスマス会の日程変更の場合と欠席者への対応方法

投稿日:2018年9月10日 更新日:

子供会の役員になって、クリスマス会を計画しても
学校の行事などでやむを得ずクリスマス会の日程変更を
しなければならなくなるときがあります。

こんなときはどう対処すればいいのでしょうか?

あと、変更後に家庭の都合で来られなくなった子どもたちへの
クリスマスプレゼントはどうすればいいのでしょうか?

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子供会のクリスマス会が日程変更になったら?

事前にしっかりと計画して、
数か月前に子供会のクリスマス会の日程を決めていても
何らかの事情でやむなく日程変更をせざるを得ないときがあります。

もうすでに出欠も確定し、
クリスマスケーキの手配やクリスマスプレゼントの準備が終わっていたら結構焦りますよね・・・

注文している数の修正もありますが、
公民館など会場が空いている日がの日かも調べて押さえないといけません。
公民館と言っても年の瀬の時期は結構埋まったりしますし・・・

それよりも何と言っても
子供会のクリスマス会の
日程変更のお知らせと出欠の再提出
が一番重要ですね。

中には日程の変更を別のイベント(公園などの草むしりや、地域の祭りの日など)のときに、
口頭でそのイベントの参加者のみに伝えてしまって、後々トラブルになった
って言うようなこともあるようです。

やはり、こういう場合は確実にみんなに情報が行きわたる方法で連絡を取りたいですね。

それには何がいいのでしょうか?

近年は携帯やスマートホンが普及していますので、
メールなどで連絡・出欠の確認を取るところもあると思います。
学校からの連絡もメールで届いたりします。

でも、この方法ですと必ずと言っていいほど

  • 届いていない
  • 見ていない

と言うことが発生します。

では、対象児童の名前を告げて学校からその対象の子どもに文書を配ってもらうようにするとどうでしょう?
日程変更のお知らせと、下に切り取り線をいれて出欠の確認を提出してもらうようにして、その児童に渡す・・・

一見いいようですが、この方法も

  • ウチはもらっていない
  • 子供に見せてもらってない

など案外メール以上に発生するかもしれません。

こういう緊急の予定変更が生じた場合は、
確実にみんなが見たことが分かる
回覧板
が一番確実で有効でしょう。

おそらく大体の地域は回覧板で日程の変更のお知らせと出欠の確認をしてもらうようになっているのではないかと思います。

私が住んでいる地域では、回覧板に回覧地域の世帯名が書いてあり、出席する場合には”〇(まる)”などチェックを入れるようになっています。
そして
〇月〇日までに担当係の〇〇まで届出ください
となっているはずです。

回覧板は見るとサインをして次に回すことになっていますので、
確実にお知らせを見て、出欠の確認が取れる方法
になります。

回覧板って結構アナログ的なのですが、
地域の行事には確実で欠かせない連絡手段なんですね。

子供会のクリスマス会で欠席者にもプレゼントをあげる?

これで連絡が行き渡り、再度の出欠の確認が取れました。

でも・・・

クリスマスケーキやクリスマスプレゼントは
日程が変わって新たに参加できる子どもたちはいいのですが・・・
逆に参加できなくなった子どもたちにはどうすればいいのでしょうか?

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日程が変わらなければ参加してクリスマスケーキもクリスマスププレゼントも貰えたのに、
変わってしまったばかりに貰えなくなったら、自分に置き換えると
ガッカリ
ですよね。

それもあってか
クリスマス会に参加する予定ではなかった人でも
「子供会費を払っている」
と言う理由でケーキとプレゼントを貰いにだけ来る人も中にはいます。
(まぁ、これは日程変更しなくてもいるのですが・・・)

そのために出席予定ではなかった子どもが貰えたにもかかわらず、
出席で提出していた子どもが何も貰えなかったって、修羅場もののトラブルがあったりします。

そこで、クリスマス会に欠席した子(出席としていなかった子)にもケーキやプレゼントをあげるべきか・・・

これは地域によって対応が変わるところではありますが、
年会費が4,000円とか5,000円とかの地域は欠席者にもクリスマスプレゼントは後から渡しているようです。

でも、クリスマスプレゼントは後から渡しますが、
クリスマスケーキは食品衛生上の理由から、渡すところは無さそうです。

私の住んでいる地域は、年会費が1,000円でイベントごとに会費を追加で支払うこともなく、
その中ですべてやり繰りしていますので、欠席者には何もあげないこととなっています。

でもこれは会費の安さと、欠席で出しているので貰えなくて当たり前と言う考えが浸透していて、成り立っているのだと思います。

実際には、欠席した子には何もあげないとなると、やはり、
会費は取っていながら、欠席したからと言って何もないは納得いかない!
と言う方がいても何も言えないこととなってしまします。

ではどうする?
これはやっている会もあればやってない会もあると思います。
運用は次年度からになってしまうかも知れませんが、

こども会の年間行事や予算計画、決算後の行事や予算の割り振り修正などをして、
現在のイベントごとに人数を考えるのではなく、
予算の段階で全員参加したものとみなして、各イベントの予算を決めると言う方法もあります。

例えば年会費5,000円として・・・
5,000円×こども数で、年間行事と各行事に全員参加したときのかかる費用など考えていけば、行事の精選もできますし、
欠席者にもなんらか還元できるかと思います。

クリスマス会のように食品など欠席者に後日渡すことができないものがあり、
予算が余れば年度内の次のイベントで少し金額を上げるとかできると思います。

こうすることで出席者も欠席者もある程度納得がいく運営ができそうな気がしますね。

でもやはり欠席は欠席でプレゼントの対象から外すのでしたら、
子供会会則に
「あらかじめイベントに出席の意思をしていない場合は、そのときのプレゼントなどは受け取ることは出来ない」
などと明記しているのが一番いいと考えます。

ここでは「あらかじめ出席の意思をしていない」=「もともと出席するつもりはない」ということで、
「欠席」としないでくださいね。
欠席としてしまうと突然参加したら「出席」になってしまいますから・・・

まとめ

参加している子供たちは当然、それを見守る親御さんたちも楽しくなるはずの子ども会のクリスマス会。

ちょっとした行き違いや、考え方のの違いでトラブルが発生してしまうこともあるようです。
実施する役員の方々も、無い時間を割いていろいろとやっても理解されない・・・
と言うことも多いのではないかと思います。

一番いいのは予算見直しなどで、欠席者にも対応できるようにする方法が一番カドも立たず、
100%とはいかなくてもみんながある程度納得できる解決方法かもしれません。

でもやはり欠席者には我慢してもらうと言う結論になれば、
リスク回避のためにどうするかで随分変わってくるようです。
言い方はあまり良くないかも知れませんが、

1.回覧板で回す=証拠を取っておく
2.会則で定める=正当性を主張できる

ことによって、仮にトラブルが発生したとしても深い傷を残すことなく解決できそうですね。

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